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Le point sur PMB
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Annie Jézéquel, Coordinatrice régionale des documentalistes, Enseignement catholique de Bretagne, Plougastel Daoulas (29)
Coordonnées
Coordination régionale des documentalistes - Enseignement catholique de Bretagne - Collège Sainte Anne, 21 bis rue Jean Corre, 29470 Plougastel Daoulas. Tél. 02 98 43 99 07. Site : www.citedoc.net
L’informatique évolue vite ; l’informatique documentaire aussi. InterCDI dialogue avec Annie Jézéquel, une des responsables de l’introduction du logiciel « libre » PMB en Bretagne.
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Martine Le Bras : Après deux ans d’expérimentation (2004/2005 et 2005/2006 avec les établissements publics), en juin 2006, tous les CDI des établissements scolaires de l’Académie de Rennes sont basculés sous le logiciel documentaire PMB : ce logiciel libre va alors remplacer Superdoc. Dans InterCDI no 209 (septembre/octobre 2007), vous aviez expliqué votre démarche. Deux ans plus tard, il est temps de faire le point.
Où en êtes-vous, aujourd’hui, du déploiement de PMB dans les établissements privés ?
Annie Jézéquel : De fait, il y a déjà 4 ans et demi que nous nous sommes lancés dans le grand chantier du changement de logiciel. À l’époque, dans le réseau des établissements privés de Bretagne, il y avait 184 CDI utilisant Superdoc et 45 CDI utilisant BCDI. Quatre ans plus tard, à ce jour, il y a 196 PMB et 27 BCDI. Ceci pour commencer par des indications chiffrées. Le déploiement de PMB, toujours dans notre réseau, est globalement achevé depuis juin 2007.
Ensuite il y a eu quelques passages, surtout de BCDI à PMB, du fait de mutations de documentalistes ou de choix plus tardifs. Nous sommes donc à l’heure des bilans.
Le passage à PMB s’est fait très rapidement selon le calendrier établi et sans problème.
Je pense qu’il y a plusieurs raisons à cela :
• Les documentalistes ont été informés des différentes possibilités qui s’offraient à eux : BCDI/PMB, les deux logiciels leur ont été présentés. Puis ils ont été consultés par enquête pour le choix final. 90 % ayant retenu PMB, il y avait donc une adhésion de la majorité des documentalistes au projet ;
• la préexistence d’un réseau vivant avec certaines habitudes de travail. En 2000, au moment du passage à une nouvelle version de Superdoc, nous avions lancé la formation avec des fiches techniques. Nous faisions à l’époque des stages de 4 jours : 1 en présentiel, puis 2 jours chacun dans son CDI fermé aux élèves avec les fiches techniques et les formateurs au téléphone ou au courriel, et enfin à nouveau une dernière journée en présentiel pour traiter certains points. Beaucoup avaient suivi ces stages et les documentalistes de notre réseau étaient donc déjà habitués à ce type de formation. Je pense que cela a été un atout ;
• enfin nous avions mis en place une organisation de formation démultipliée : nous formions 25 documentalistes relais, volontaires, sur 6 jours, qui ont à leur tour formé chacun 10 documentalistes voisins sur 3 jours. Cela s’est révélé très efficace.
Une fois le passage effectué, les documentalistes ne se sont plus retournés. En septembre 2006, Marie-Renée écrivait : « Nous nous sommes lancées à corps perdu dans PMB, ça roule… nous n’utilisons plus du tout Superdoc. » « Françoise et moi avons présenté PMB aux enseignants de TPE. Ils ont trouvé PMB plus accessible que l’ancien logiciel et plutôt facile », racontait Cathy. Et Jean de rajouter : « C’est un logiciel très agréable et très simple à utiliser. Les élèves de 6e le consultent facilement via l’intranet, ce qui n’a jamais été le cas avec le précédent. »
Actuellement, pour notre réseau, le temps du changement de logiciel est passé. La dernière version de PMB que nous utilisons nous donne globalement satisfaction quant à l’ergonomie pour les élèves et aux possibilités de travail sur la base. Les documentalistes réfléchissent surtout maintenant à son utilisation par les élèves.
Qu’en est-il du partenariat avec le Rectorat ?
Et de l’intégration dans les ENT (Espaces Numériques de Travail) dans votre Académie ?
Le partenariat avec le Rectorat a été très important pendant l’expérimentation de PMB dans les deux réseaux :
• pendant la première année, nous nous sommes lancés en solo dans les tests sur le logiciel PMB, mais nous avons discuté et partagé avec le Rectorat toutes les avancées ;
• pendant la deuxième année où des établissements publics étaient aussi testeurs, nous avons confronté nos résultats.
En juin 2006, le recteur de l’Académie de Rennes a décidé de préconiser le choix de PMB. Nos chemins se sont alors séparés car, d’une part, nous n’étions pas au même point sur l’avancée du dossier et sur la préparation des bases par les documentalistes et, d’autre part, il y avait deux différences importantes entre les deux modes de déploiement :
• le Rectorat a choisi une installation de toutes les bases du public sur les serveurs de l’Académie alors que, dans notre réseau, chaque établissement effectue sa propre installation du logiciel ;
• et, concernant la formation des documentalistes, nous l’avons menée sur une année lors du passage du plus grand nombre, alors que le réseau public a réparti le déploiement sur 3 années.
Nous avons encore travaillé un peu ensemble sur de nouvelles procédures pour le logiciel. Mais nos chantiers différaient vraiment beaucoup.
En ce qui concerne l’ENT, il y a aussi une différence entre réseau public et réseau privé. L’ENT du public est déjà une réalité et PMB est un des éléments de cet ENT. Le choix technique pour l’hébergement des bases fait par le réseau public favorise l’ouverture de la consultation du fonds depuis l’extérieur. Pour le réseau privé il n’y a pas pour l’instant d’ENT. C’est à chaque établissement de mettre en place les moyens (être son propre hébergeur). Comme pour l’ENT, le réseau du privé a pris pour cela un peu de retard. De ce fait le logiciel n’est consultable depuis l’extérieur de l’établissement que dans 20 % des cas. Cela pose problème parce que c’était un des atouts que nous avions pris en compte pour le choix de PMB. Je pense et j’espère que la question sera traitée dans quelques mois… quelque temps !! Car il est certain que pouvoir consulter une base depuis l’endroit où l’on prépare ses cours favorise l’utilisation des documents du CDI par les enseignants. Je le constate régulièrement dans le collège où je travaille. C’est le nouveau défi pour notre réseau : rendre les bases visibles, là où les utilisateurs en ont besoin.
Comment s’organise la maintenance, en cas de problèmes rencontrés par les documentalistes ? Quel en est le coût ?
Dans le réseau privé de Bretagne, la maintenance est à deux niveaux. Un premier niveau est assuré par la coordination (actuellement une partie du travail des deux 3/4 temps que nous avons pour cette fonction). Quand nous n’avons pas la solution au problème, nous contactons la société PMB Services avec laquelle nous avons un contrat. Dans le contexte particulier de notre réseau qui fédère près de 200 établissements utilisant PMB, PMB Services a fixé une somme de 59,80 $ TTC (50 $ HT) par établissement pour le contrat annuel de maintenance de niveau 2. Pour faciliter cette maintenance, PMB Services n’a qu’un seul interlocuteur : la coordination, avec laquelle tous les établissements sont en lien. Nous avons ensuite choisi d’établir une péréquation qui répartit les sommes de 25 $ pour moins de 150 élèves à 100 $ au-delà de 3 000 élèves, la moyenne étant de 60 $ entre 350 et 499 élèves.
Nous avons eu une forte demande d’assistance lors de la mise en place et de la prise en main du logiciel. Les appels diminuent au fur et à mesure que la connaissance augmente ! Bientôt le chômage technique ? (rires) En fait pas tout de suite car une nouvelle version du logiciel est déjà libérée par PMB Services et nous y passerons l’an prochain après un temps de tests par des documentalistes volontaires et de validation pour notre réseau.
Pouvez-vous nous parler de la base de mutualisation Citédoc bibli ? Et du dépouillement mutualisé des périodiques ?
La mutualisation est presque une tradition pour les CDI de Bretagne puisqu’elle a démarré il y a 10 ans. En 1999, en partenariat avec le CRDP et le rectorat, j’avais lancé le dépouillement des revues techniques qui n’était pas pris en charge, à l’époque, par le CRDP de Poitiers. Dans ce contexte, une des raisons du choix de PMB, pour la partie gestion du logiciel, a été la facilité à mutualiser par l’export de notices à travers l’OPAC [1] ou par la DSI [2] ou par le protocole Z3950. Nous avons choisi tout de suite de mettre en place une base mutualisée, Citédoc bibli [3], hébergée par PMB Services [4] pour un coût de 1 435 $ TTC annuel. Ce coût est supporté par l’ensemble des établissements du réseau privé de Bretagne. L’objectif, « une saisie qui approche de zéro pour tous les documentalistes », devenait réalité. Nous disposons d’une base de près de 45 000 notices alimentée par les volontaires (fictions et documentaires, collège et lycée). En accord avec l’Onisep, nous mettons aussi leurs notices dans Citédoc bibli. Nous essayons de garder cette base la plus proche possible des normes de catalogage que nous avons établies avec le CRDP de Bretagne et le Rectorat. J’ai lu avec beaucoup d’attention l’article sur les notices bibliographiques paru dans le no 216 d’InterCDI. Il rejoint tout à fait nos préoccupations : comment favoriser le maintien de catalogues fiables dans les CDI ? Nous espérons que Citédoc bibli y contribue en libérant les documentalistes d’une partie de la saisie du fonds.
Et puis nous avons développé le dépouillement de revues au-delà du champ technique en partie à cause du coût élevé des Mémofiches du CRDP de Poitiers pour les petits collèges. 150 revues sont actuellement dépouillées par des documentalistes volontaires et nous avons 210 abonnés des réseaux privés et publics de Bretagne qui reçoivent automatiquement tous les mois les notices de leurs abonnements par la DSI dans leur espace personnalisé sur Citédoc bibli. Deux clics et l’intégration dans la base est faite. Magique !
Nous recevons parfois des demandes d’abonnement de documentalistes hors Bretagne. Nous leur répondons que nous sommes désolées, mais nous ne prenons des inscriptions que pour les documentalistes de Bretagne. Tous les établissements de notre réseau paient pour l’hébergement de Citédoc bibli et pour les frais de fonctionnement de la coordination. Alors, même si, dans l’esprit du logiciel libre et aussi dans un esprit de service public, on met tout à disposition gratuitement sur Citédoc [5] (fiches techniques) et sur Citédoc bibli (notices), on offre juste un service supplémentaire aux documentalistes de Bretagne : l’avantage de recevoir les notices par abonnement tous les mois…
Avez-vous continué la formation des documentalistes au logiciel ? Sous quelle forme ?
Nous poursuivons la formation sous plusieurs formes : quelques journées de stage, à la demande, sur des sujets proposés par les documentalistes, la création de fiches techniques selon les besoins repérés et, en fin d’année, des programmes de « ménage » (nettoyage des listes d’autorité…) et d’inventaire à des jours précis avec les documentalistes dans leur CDI et l’assistance en ligne. L’essentiel de la formation est actuellement, pour la plupart des documentalistes, une formation en autodidacte.
Nous avons proposé au fil des années une découverte très progressive du logiciel, avec création de fiches techniques ciblées et orientées. Nous arrivons actuellement aux modules plus complexes !
Qu’en est-il de la formation des élèves à ce nouveau logiciel ?
En recherche simple, la prise en main est spontanée et intuitive, et rejoint ce que les élèves connaissent déjà avec les moteurs de recherche. On peut leur apprendre à affiner leur mode de recherche (troncature, changement de booléens…). En recherche multicritères cela nécessite un apprentissage plus élaboré : combinaison des champs de recherche pour construire une équation, utilisation des booléens. Quelques documentalistes réfléchissent à des projets de tutoriels avec le logiciel Didapages par exemple et à la formation des élèves dans les dispositifs transdisciplinaires comme le B2i ou le développement des compétences du socle commun.
Sans entrer dans le débat indexation/interrogation en langage documentaire grâce aux descripteurs versus indexation/interrogation en langage naturel grâce aux mots-clés, l’absence d’accord de cession des droits du thésaurus Motbis par le CNDP freine-t-elle les décisions de migration vers PMB ?
Je ne le crois pas. Pour avoir mené une enquête récemment dans notre réseau, il faut constater qu’une très petite proportion de documentalistes (10 % environ) forme les élèves à l’utilisation du thésaurus. Nous avons mis sur Citédoc une base Bretagne avec le thésaurus de l’Unesco pour les documentalistes qui sont hors de Bretagne. Certains l’utilisent et en sont satisfaits.
Pour ce qui relève du CNDP, il y a maintenant des propositions commerciales pour l’utilisation du thésaurus Motbis 2009 [6] dans des logiciels autres que BCDI. Il est proposé à des tarifs… très conséquents, voire rédhibitoires, pour des petits établissements : entre 100 et 300 $ selon le nombre d’élèves pour un contrat annuel. À ma connaissance, la société PMB Services n’a pas encore obtenu de réponse à ses demandes pour commercialiser Motbis. Et on trouve dans ce contrat une clause qui stipule que le bénéficiaire n’est pas autorisé à proposer le thésaurus Motbis en consultation sur Internet par le biais de cette interface… Nous ne sommes plus ici dans l’esprit du logiciel libre.
Vous avez fait des émules : PMB est en phase d’implantation dans l’Académie de Toulouse. Depuis la rentrée 2008, douze établissements de l’Académie d’Aix-Marseille ont leur application PMB hébergée sur le serveur du Rectorat. Vous les avez aidés dans cette démarche.
Quels conseils donneriez-vous aux documentalistes qui envisagent de migrer vers PMB ?
Quelles précautions est-il important de prendre ?
Changer de logiciel documentaire n’est pas une action sans importance. Cela touche à des bases de données qui représentent 10 à 20 ans de travail.
Plusieurs questions doivent être posées :
• L’installation de PMB : êtes-vous un peu dégourdi en informatique ou disposez-vous d’une aide ?
• La conversion des données : pas de problème particulier, il est facile de faire passer les données de BCDI (par exemple) à PMB, à condition de prendre une base Bretagne au départ (disponible sur Citédoc) pour ne pas perdre de données.
• L’assistance : il y a bien sûr les listes de diffusion mais vous sentez-vous capable d’aller y poser des questions en espérant que la réponse viendra ?
• La formation : je suis très favorable à la formation en autodidacte comme le montre tout le travail qui a été mis en ligne sur Citédoc pour permettre à ceux qui le souhaitent de récupérer ce qui a déjà été fait. Mais êtes-vous du genre à vous lancer, à vous former seul ?
• L’évolution du logiciel : les versions de PMB se succèdent très rapidement. Quand déciderez-vous d’intégrer une nouvelle version ?
• Le contexte dans lequel vous évoluez : comment les remplaçants, les successeurs vont-ils prendre en main le logiciel ? Mais on peut se dire que pour un documentaliste formé, ce ne sera pas plus compliqué que de prendre en main BCDI. Et si la personne qui prend le relais n’a pas de compétences en documentation, là non plus il n’y aura finalement pas de différence !
En conclusion si, pour le passage à PMB, il y a un réseau organisé dans l’Académie avec un soutien sérieux en formation, en suivi du logiciel et en maintenance, il n’y a pas de souci particulier à avoir. En revanche, si un documentaliste est isolé dans sa décision, il faut avoir bien réfléchi à toutes les questions ci-dessus et savoir si on se sent armé pour le passage. Des migrations isolées existent déjà sur tout le territoire, leur succès est le résultat d’un investissement personnel fort.
Cette période a été très stimulante pour l’ensemble des documentalistes, l’occasion de faire un grand ménage de printemps dans les catalogues, de relancer parfois l’utilisation de la base de données du CDI, de réfléchir à sa place dans l’offre globale d’information de l’établissement. Je remercie les développeurs de PMB Services [7] qui nous ont accompagnés pendant toutes ces années, au-delà des simples termes d’un contrat. Ils ont contribué largement, par l’attention portée à nos besoins spécifiques, à la réussite de ce projet.
Notes
[1] OPAC : Online Public Access Catalog
[2] Diffusion Sélective de l’Information
[3] http://citedoc.bibli.fr/opac/-> http://citedoc.bibli.fr/opac/
[4] www.sigb.net/->www.sigb.net/
[5] www.citedoc.net/->www.citedoc.net/
[6] www.motbis.fr/->www.motbis.fr/
[7] www.sigb.net/->www.sigb.net/
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